Version du : 6/09/2023
Politique relative à la protection des données personnelles dans le cadre du recueil des signalements émis par des lanceurs d’alerte (la « Politique »)
Article 1. Objet de la présente Politique
Contexte. Dans le cadre de l’application de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique et des lois et décrets y afférents, LG Electronics France (la « Société ») et LG Inc., maison-mère de la Société, dont le siège social est situé en Corée du Sud, ont mis en œuvre un dispositif de recueil des signalements émis par des lanceurs d’alerte.
Mise en œuvre du dispositif de recueil des signalements : La Politique relative au recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte (ci-après la « Politique Lanceurs d'alerte ») décrit les conditions dans lesquelles ce dispositif est mis en œuvre.
Un lanceur d’alerte peut effectuer son signalement interne, à son choix, par le biais des deux canaux :
- Le canal local en France, auprès du référent désigné par la Société ;
- Le canal Ethics Global, mis en place par LG Inc., maison-mère de la Société.
Nous vous référons à cette Politique qui contient des informations essentielles concernant la mise en œuvre du dispositif et qui doit être lue conjointement avec la présente Politique.
La présente Politique : La présente Politique porte sur la collecte et le traitement des données à caractère personnel dans le cadre du recueil des signalements émis auprès de la Société ou de LG Inc. par un lanceur d’alerte et des enquêtes subséquentes. Elle présente les conditions dans lesquelles les données à caractère personnel sont traitées et fournit de l’information concernant l’exercice des droits des personnes.
La présente Politique est relative à la collecte et au traitement des données personnelles dans le cadre d’un signalement émis par un lanceur d’alerte. Le mécanisme de signalement émis par un lanceur d’Alerte est soumis aux dispositions du Règlement générale sur la protection des données à caractères personnels ainsi qu’à celles de la loi « Informatique et liberté » du 6 janvier 1978 modifiée.
Article 2. Responsables du traitement
- En cas de signalement via le canal local en France : la Société, sise 25 quai du président Paul Doumer, 92400 Courbevoie, France agira en tant que responsable du traitement.
- En cas de signalement via le canal Ethics Global : LG Inc., sise LG Twin tower, 128 Yeoui-daero, Yeongdeungpo-gu, Séoul, République de Corée, agira en tant que responsable du traitement.
(Ci-après, individuellement, le « Responsable du traitement » et « nous »).
Le Responsable du traitement traite des données à caractère personnel dans le but de permettre le recueil des signalements et d’enquêter sur les alertes, conformément à (i) son obligation de se conformer aux dispositions légales concernant la mise en œuvre des systèmes d’alerte et (ii) son intérêt légitime à assurer la conformité aux normes et à règles éthique du Groupe LGE.
Dans le cadre de la poursuite de cet intérêt légitime, le Responsable du traitement le mettra en balance avec l’intérêt des personnes concernées et leurs droits et libertés fondamentaux en matière de protection des données à caractère personnel.
Nous nous assurons des principes de transparence et de loyauté à l’égard des personnes dont les données peuvent être traitées.
Les personnes qui émettent un signalement auprès du Responsable du traitement en utilisant les canaux prévus par la Politique Lanceurs d’alerte reçoivent un accusé de réception.
Article 3. Données à caractère personnel traitées
Au titre de la présente Politique, il est entendu par « Données à caractère personnel » toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une personne physique « identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Les signalements doivent reposer sur des informations portant sur des faits visés à l’article 2.2. de la Politique Lanceurs d’alerte.
Seules les données portant sur les informations pertinentes et nécessaires au regard de la finalité du traitement de l’alerte ou du signalement sont collectées et/ou conservées.
Les informations issues des signalements doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l’objet de l’alerte.
Lorsqu’un signalement est adressé au Responsable du Traitement, nous pouvons collecter les Données à caractère personnel suivantes :
- Identité, fonction, et coordonnées du Lanceur d’alerte (sauf si celui-ci a exprimé le souhait de rester anonyme, cf. point 3.5 de la Politique Lanceurs d’Alerte) ;
- Identité, fonction, et coordonnées des personnes faisant l’objet d’une alerte ;
- Identité, fonction, et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou le traitement de l’alerte ;
- Faits signalés ;
- Eléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés y compris les images, photos vidéos, fichiers audios et voix de l’orateur ;
- Compte-rendu des opérations de vérification ;
- Suites données à l’alerte.
En outre, des catégories particulières de Données à caractère personnel (notamment les Données à caractère personnel relatives à l'origine ethnique ou raciale, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l'appartenance syndicale, à la vie ou à l'orientation sexuelle) peuvent être traitées dans le cadre du signalement lorsque leur traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
Des Données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales ou aux infractions peuvent être traitées dans le cadre du traitement d'un signalement lorsque leur traitement est nécessaire à la préparation et, le cas échéant, à l'exercice et au suivi d'une action en justice en tant que victime, défendeur ou en leur nom ou tel que prévu par des dispositions spécifiques des lois applicables.
Afin d’assurer le traitement du signalement, des cookies pourront être utilisés. Pour plus d’informations concernant l’utilisation des cookies, veuillez consulter la Politique cookie (lien).
Article 4. Destinataires des données
Les Données à caractère personnel visées ci-dessus seront accessibles, selon le canal de signalement choisi :
- En cas de signalement via le canal local en France : au Responsable éthique de la Société agissant comme référent habilité à recevoir les signalements (le « Référent »).
-En cas de signalement via le canal Ethics Global : au référent Ethics global désigné dans la Ethics Global Policy (le « Référent Ethics Global »).
Lorsqu'il a accès aux Données à caractère personnel des personnes concernées, le Référent de la Société est susceptible de partager des informations relatives au signalement avec une liste limitative de destinataires, exclusivement pour les besoins de la vérification ou du traitement du signalement, à savoir :
- Les HR Business Partners de la Société ;
- Le Directeur/La Directrice Juridique de la Société ;
- Les membres du Directoire de la Société ;
- Les Représentants du Personnel et les autorités de travail (inspecteur du travail ou médecin du travail) de la Société si nécessaire ;
- Une des personnes occupant des fonctions similaires au sein d’autres entités du groupe LGE.
De même, lorsqu'il a accès aux Données à caractère personnel des personnes concernées, le Référent Ethics Global est susceptible de partager des informations relatives au signalement avec une liste limitative de destinataires, exclusivement pour les besoins de la vérification ou du traitement du signalement :
- Les Membres du Bureau Ethique de LG Inc ;
- Les HR Business Partners de LG Inc. ;
- Le Directeur/La Directrice Juridique de LG Inc. ;
- Les membres du Directoire de LG Inc ;
- Les HR Business Partners, le Directeur/La Directrice Juridique, les membres du Directoire de LG Inc., si nécessaire ;
- Une des personnes occupant des fonctions similaires au sein d’autres entités du groupe LGE.
Seules les informations strictement nécessaires et proportionnées au regard de la justification de la communication seront transmises aux destinataires précités.
Les personnes destinataires des informations relatives au signalement sont astreintes à la même obligation de confidentialité contractuelle renforcée que le Référent de la Société et le Référent Ethics Global.
Les éléments de nature à identifier le Lanceur d’alerte ne peuvent être divulgués qu’avec son consentement, sauf à l’autorité judiciaire. Dans cette hypothèse, le Lanceur d’alerte sera informé de cette divulgation à l’autorité judiciaire, à moins que cette information puisse compromettre la procédure.
Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause ou tout tiers mentionné dans l’alerte, ne pourront être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois le caractère fondé de l’alerte établi.
Article 5. Durée de conservation
- Les données relatives à une alerte considérée, dès son recueil, comme n'entrant pas dans le champ du dispositif précisé à l’article 2.2 de la Politique Lanceurs d’alerte sont détruites ou anonymisées sans délai.
- Lorsqu’ aucune suite n’est donnée à une alerte, les données relatives à cette alerte sont détruites ou anonymisées dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification. L’expression « suites » doit être comprise au sens large, et désigne toute décision prise par le la Société ou LG Inc. pour tirer des conséquences de l’alerte. Par exemple, il peut s’agit de l’adoption ou de la modification des règles internes, d’une réorganisation des opérations ou des services, du prononcé d’une sanction ou de la mise en œuvre d’une action en justice.
- Lorsqu'une procédure disciplinaire ou contentieuse est engagée à l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte sont conservées jusqu'au terme de la procédure ou de la prescription des recours à l’encontre de la décision.
- A l’exception des cas où aucune suite ne serait donnée à une alerte, le Responsable du traitement concerné peut aussi conserver les données collectées sous forme d’archives intermédiaires afin d’assurer la protection du Lanceur d’alerte ou de permettre la constatation d’infractions continues. La durée de conservation est dans ce cas de cinq ans à compter de la fin des suites données au signalement.
- En cas d’obligation légale du Responsable du traitement concerné, les données pourront être conservées pour la durée de ladite obligation légale par voie d’archivage intermédiaire.
- Dans le cadre d’un signalement oral, les enregistrements, transcriptions et procès-verbaux ne peuvent être conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné au traitement du signalement et à la protection du Lanceur d’alerte, des personnes qu’ils visent et des tiers qu’ils mentionnent.
Nous pouvons conserver sans limite de temps les données anonymes ou anonymisées.
Article 6. Information de la personne faisant l’objet d’une alerte
Le Responsable du traitement concerné doit s’assurer du respect des principes de transparence et de loyauté à l’égard des personnes dont les données peuvent être traitées.
- Par principe, la personne visée par l’alerte sera informée par le Responsable du traitement concerné du signalement dont elle fait l’objet, dans un délai d’un mois suivant l’émission d’une alerte la concernant.
- Toutefois, lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires, notamment pour prévenir la destruction des preuves relatives à l’alerte ou afin de préserver la confidentialité de l’enquête, l’information de cette personne pourra intervenir après l’adoption de ces mesures.
- Cette information précisera notamment l’entité responsable du dispositif, les faits qui lui sont reprochés, les services éventuellement destinataires de l’alerte ainsi que les modalités d’exercice de ses droits d’accès et de rectification.
- Par ailleurs, la personne visée par l’alerte ne pourra en aucun cas obtenir communication du responsable du traitement, sur le fondement de son droit d’accès, des informations concernant l’identité du Lanceur d’alerte, ou de tout tiers mentionné dans le signalement
Article 7. Droit des personnes concernées
7.1 Droit d’accès
Toute personne dont les Données à caractère personnel font ou ont fait l’objet d’un traitement dans le cadre d’une alerte professionnelle a le droit d’y avoir accès conformément aux dispositions du RGPD.
7.2 Droits de rectification et d’effacement
Les personnes identifiées dans le cadre du dispositif disposent du droit de demander, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées, la rectification ou la suppression, ainsi que du droit d'indiquer les lignes directrices du sort de leurs Données à caractère personnel à la suite de leur décès.
Toutefois, l’exercice de ce droit ne modifiera pas rétroactivement les éléments contenus dans l’alerte ou collectées lors de son instruction.
Les droits susmentionnés ne peuvent pas être utilisés par la personne faisant l'objet d'une alerte pour obtenir des informations relatives à l'identité du Lanceur d’alerte.
7.3 Droit à la limitation du traitement
Le droit à la limitation du traitement peut être exercé, par exemple, lorsque la personne conteste l’exactitude de ses données, celle-ci peut demander le gel temporaire de leur traitement, le temps de procéder aux vérifications nécessaires.
7.4 Droit d’opposition
En vertu de l’article 21 du RGPD, le droit d’opposition ne peut pas être exercé pour les traitements nécessaires au respect d’une obligation légale à laquelle serait soumis le Responsable du traitement.
Pour les traitements reposant sur l’intérêt légitime du Responsable du traitement, le droit d’opposition peut être exercé pour autant que la personne concernée caractérise des raisons tenant à sa situation particulière.
Ce droit d’opposition ne s’appliquera cependant pas s’il existe des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur les intérêts et les droits et intérêts de la personne concernée ou si le traitement est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice
Article 8. Pour nous contacter ou exercer vos droits
Pour exercer vos droits ou pour obtenir de plus amples informations sur la manière dont nous utilisons vos informations personnelles, veuillez contacter respectivement :
· En cas de signalement via le canal local en France :
- De manière écrite par courrier remis en main propre, par courrier interne, ou par lettre RAR adressée à l’adresse : « LG Electronics France, 25 quai du président Paul Doumer, 92400 Courbevoie, France ».
- Par courrier électronique à l’adresse suivante : signalement@lge.com.
- Tout courrier papier ou électronique devra porter en objet la mention « Strictement Confidentiel – A l’attention exclusive du Responsable Ethique/DRH » ou selon la nature du signalement, de toute autre personne du service des Ressources Humaines ou du Service Juridique de la Société.
· En cas de signalement via le canal Ethics Global :
- De manière écrite par lettre RAR adressée à l’adresse : « LG Twin tower, 128 Yeoui-daero, Yeongdeungpo-gu, Séoul, République de Corée ».
- Par courrier électronique à l’adresse suivante : ethics@lge.com.
Notre délégué à la protection des données peut être contacté à l'adresse dpo-eu@lge.com, LG Electronics Deutschland GmbH, Alfred-Herrhausen-Allee 3-5, 65760 Eschborn.
Nous répondrons à ces demandes conformément à la législation applicable en matière de protection des Données à caractère personnel. Si vous pensez que vos Données à caractère personnel ont été traitées en violation du droit applicable, vous avez le droit d'introduire une plainte auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, située à l'adresse suivante :
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07
France
Article 9. Mises à jour de notre Politique
Nous mettrons à jour cette Politique lorsque nous modifierons la façon dont nous utilisons vos données à caractère personnel ou lorsque les lois sur la protection des données le nécessiteront. Nous porterons à votre attention toute modification importante apportée à cette Politique de manière appropriée.
